I alle Nordplus delprogram har prosjektkoordinator (koordinatorinstitusjonen) en viktig rolle. Denne sender inn søknad på vegne av samarbeidspartnerne, får utbetalt støtte ved tildeling og er ansvarlig for rapportering i etterkant. Nettverks/prosjektpartnere plikter å underskrive en intensjonserklæring som bekrefter deres deltakelse i det aktuelle nettverks/prosjektsamarbeidet. Erklæringen skal være underskrevet på behørig nivå, det vil si av institusjonens/organisasjonens øverste ledelse, eller den som ledelsen har gitt myndgihet til å signere. I den elektroniske søknaden får søkeren tilgang til en forhåndsutfylt intensjonserklæring (Letters of intent) for hver av partnerne i søknaden. Disse sendes elektronisk til partnerne, som i sin tur har ansvar for å skrive denne ut og å få de rette signaturene og å returnere erklæringen til koordinator for søknaden. Koordinator har ansvar for å vedhefte alle erklæringene elektronisk til søknaden ved å laste disse inn i ARS.

En revidert versjon av søknads- og rapporteringssystemet ARS er tilgjengelig for søkere fra midten av januar. Vennligst les brukermanualen nøye før du logger deg inn.

Søknader kan skrives på dansk, norsk, svensk eller engelsk. Søknader som inkluderer en eller flere baltiske partnere, skal skrives på engelsk.